Januari is traditiegetrouw het moment om terug te blikken en vooruit te kijken. Voor onszelf, maar ook voor de organisaties waar we voor werken. Wie het afgelopen jaar ook ander nieuws heeft gevolgd dan over de pandemie, heeft het ongetwijfeld voorbij zien komen en zich afgevraagd: Wat er precies aan de hand is met de economie?

Ondanks de uitbraak van een pandemie, diverse lockdowns en bijbehorende maatregelen, zijn de vooruitzichten voor de economie en de werkgelegenheid ronduit goed. Sterker nog, het CPB heeft een groei van bijna 4 procent berekend van de Nederlandse economie over 2021 en verwacht in 2022 een groei van 3,5 procent. Historisch gezien zijn dit getallen die overeenkomen met periodes van enorme bloei van de Nederlandse economie.

Andere kant van de medaille

Toch lijkt dit positieve vooruitzicht slechts één kant van de medaille te betreffen, want uitdagingen zijn er ook. Er zijn al personeelstekorten en de verwachting is dat die verder op zullen lopen. Tegelijkertijd zit er maar weinig beweging in de arbeidsmarkt. Personeel is niet alleen bang om van functie te wisselen, maar verwacht daarbij ook steeds meer flexibiliteit. Flexibiliteit die op verschillende manieren steeds vaker te zien is in de economie en werkprocessen. Denk aan de doorbraak van logistieke sectoren, aangevoerd door e-commerce en pakketbezorging, waarbij het inplannen en opschalen van flexibel personeel een enorme uitdaging is. Of het zorgpersoneel, waar respect in daad en woord voor schijnt te zijn, maar uitstroom de realiteit is.

Hybride werken is niet meer weg te denken

Een van de duidelijkste voorbeelden van de uitdagingen betreft hybride werken, waarbij thuiswerken van uitzondering, inmiddels de norm is geworden. Werkgevers hebben het licht gezien en beseffen dat thuiswerken in theorie in een flinke kostenbesparing kan resulteren. Uiteraard geldt dit niet voor alle branches. Denk bijvoorbeeld aan de zorgverleningen in ziekenhuizen, waarbij thuiswerken simpelweg geen optie is. In een bredere context, waarbij steeds vaker tijd- en plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden, is hybride werken echter niet meer weg te denken. Dit roept de vraag op in welke mate organisaties in deze hybride vorm net zo effectief zijn; zowel achter de laptop in de woonkamer, als achter de desktop op de werkvloer.

Digitalisering is de norm, analyse de uitdaging

Tevens is de digitalisering, naast een kans voor potentiële, nieuwe verdienmodellen ook een bedreiging. Want wie zich niet weet te organiseren naar de maatstaven van morgen, ziet niet alleen concurrenten voorbijstreven maar sluit op den duur ook niet meer aan bij zowel de behoeften van de klant als het personeel. Een softwarepakket of planningstool die jouw HR-afdeling kan ondersteunen is snel aangeschaft, maar de uitdaging voor de toekomst ligt in het ontsluiten van de conclusies die schuil gaan achter de data. Data die we de komende jaren massaal gaan verzamelen.

De 5 belangrijkste thema’s voor 2022

Als er een gevolg van de pandemie duidelijk is geworden, dan is het wel dat de noodzaak om vooruit te kijken groter dan ooit is. Trendsinhr.nl vroeg een grote groep respondenten naar de belangrijkste trends en thema’s in HR. Op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers na, vonden respondenten strategische personeelsplanning het belangrijkste thema voor 2022.

De complete top 5 thema’s zijn:

  1. Duurzame inzetbaarheid
  2. Strategische personeelsplanning
  3. Werving & selectie
  4. Goed werkgeverschap
  5. Werkgeluk

Niveau’s van personeelsplanning

Personeelsplanning wordt in het algemeen uitgevoerd op drie niveau’s, ieder met hun eigen termijn:

  • Operationele personeelsplanning: korte termijn
  • Tactische personeelsplanning: middellange termijn
  • Strategische personeelsplanning: lange termijn

Uiteraard hebben de pandemie, lockdowns en maatschappelijke trends hun effect op alle thema’s en niveau’s van personeelsplanning. Immers, wie vandaag ziek wordt door een coronabesmetting, kan morgen niet werken. Toch leent vooruit kijken zich bij uitstek voor een enkel niveau van personeelsplanning, namelijk die van strategische personeelsplanning.

Bewustwording in de organisatie

Bewustwording rondom organisatieveranderingen is niet eenvoudig en vraagt focus.  Dit is het domein van strategische personeelsplanning. Keuzes worden gemaakt op basis van interne en externe ontwikkelingen die een organisatie treffen. Een interne ontwikkeling kan bijvoorbeeld een nieuwe strategie voor 2022 of een geplande reorganisatie zijn. Een externe ontwikkeling kan uiteraard een pandemie zijn, maar ook de betreding van de markt door een concurrent. Verder kunnen externe ontwikkelingen ook op verschillende niveau’s worden onderscheiden:

  1. Op macro-niveau zijn er bijvoorbeeld veranderingen in de demografie van Nederland. Denk hierbij aan de vergrijzende beroepsbevolking met een praktisch voorbeeld: mensen moeten langer doorwerken tot hun pensioen.
  2. Op meso-niveau gaat technologische vooruitgang sneller: steeds meer taken zullen geautomatiseerd worden en wellicht op den duur volledig worden uitbesteed (of nog wat later: worden overgenomen door robots).
  3. Op micro-niveau moet er bijvoorbeeld meer aandacht besteed worden aan bestaande thema’s (diversiteit, concurrenten die de markt betreden).

Hoewel de ontwikkelingen dus verschillend van niveau en aard kunnen zijn, wil je weten hoe het personeelsbestand meegroeit met de veranderingen die je als organisatie hebt ingezet of aan ziet komen.

Met een strategische personeelsplanning maak je het verschil inzichtelijk tussen de aanwezige personeelsbezetting en de toekomstige behoefte. In eerste instantie richt strategische personeelsplanning zich op het kwantitatieve verschil tussen de huidige bezetting en de gewenste, toekomstige bezetting. Tegelijkertijd moet strategische personeelsplanning inzicht bieden in kwalitatieve personeelsbezetting. Gezamenlijk moet dit leiden tot een HR-actieplan waar financiële consequenties aan worden verbonden.

De kunst van het stellen van vragen

Strategische personeelsplanning is vooral veel vragen stellen en die met elkaar (MT, leidinggevenden en HR beantwoorden). Een van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle planning, is input van het lijnmanagement. HR is daarbij ondersteunend en bedoeld als sparringpartner, waarbij je samen op zoek gaat naar een antwoord op de volgende hoofdvraag: welk gedeelte van je personeel wordt als strategisch beschouwd?

Andere belangrijke (sub)vragen zijn bijvoorbeeld:

  • Hoe gaat de organisatie of het werk veranderen, welke ontwikkelingen voorzien we?
  • Wordt het werk in de toekomst met meer of minder mensen gedaan? In welke functies?
  • Worden qua kennis, vaardigheden en gedrag (competenties) nieuwe dingen van mensen gevraagd?
  • En waar zitten dan de grootste gaten tussen het gewenste personeelsbestand en het huidige personeelsbestand?

Factoren die ook bepalend kunnen zijn voor strategische personeelsplanning zijn bijvoorbeeld:

  1. Grootte van de organisatie
  2. Vorm van de organisatie (verhouding instroom versus uitstroom)
  3. Vaardigheden en competenties
  4. Locatie/standplaats
  5. Kosten (loonkosten/opleidingskosten/transitiekosten/uitstroomkosten)

Bij dit proces zijn data leidend voor het in kaart brengen van de actuele situatie en het doorrekenen van verschillende scenario’s. Dat maakt strategische personeelsplanning tot een continu proces. Net zoals er geen einde komt aan de stroom van data, komt er ook geen einde aan de verfijning van de actiepunten die voortkomen uit de strategische personeelsplanning.

Software voor personeelsplanning

Software voor personeelsplanning is bij het inregelen van dagelijkse werkzaamheden en taken een enorme hulp voor de HR-afdeling. Mits gestroomlijnd, stelt deze software medewerkers in staat om op ieder moment van de dag bij hun eigen gegevens te kunnen en beschikbaarheid (na goedkeuring) door te geven: een trend die we kennen als Employee Self Service (ESS). Toch zijn er nog veel organisaties die veel vragen hebben bij het werken met grote pakketten voor personeelsplanning. Enkele vragen die kunnen helpen bij het bepalen of een softwarepakket bij jouw organisatie past, zijn bijvoorbeeld:

  • Wat wil je precies kunnen plannen?
  • In welke branche ben je actief? Sommige software richt zich namelijk specifiek op bepaalde branches.
  • Welke (HR) processen wil je integreren in jouw tool?
  • Welke bestaande software wil je koppelen aan jouw tool voor personeelsplanning?

Met name bij de eerste vraag ligt wat ons betreft de meerwaarde van het gebruik van softwarepakketten, die zijn ontwikkeld met het oog op de toekomst. Het antwoord kan immers gaan over de taken en werkprocessen die je vandaag de dag wilt kunnen plannen, maar kan tegelijkertijd ook gaan over de data die je graag wilt gaan verzamelen voor de toekomst. Bij het opslaan en visualiseren van data is goede software waar je op kunt rekenen eigenlijk een vereiste; bij het nemen van strategische beslissingen op basis van die data is het een bepalende factor.

Laten we kennismaken

Bij TaskTime weten we waar goede software voor personeelsplanning aan moet voldoen. Dat is ook niet zo gek, want we bouwen en ontwikkelen alles zelf. Daarom hebben we een complete oplossing voor je klaarstaan om jouw personeelsplanning van vandaag en morgen makkelijker, efficiënter en toekomstbestendig te maken. Uiteraard begrijpen we dat je wellicht wat specifieke vragen hebt die relevant zijn voor jouw organisatie. Graag nodigen we je uit voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek waarbij we jou graag verder willen helpen op basis van onze jarenlange ervaring. Terugblikken en vooruit kijken hoeft namelijk niet per definitie moeilijk te zijn, maar een open blik van een ander kan soms wel verhelderend zijn.

Bronnen

https://www.xperthr.nl/strategische-personeelsplanning/strategische-personeelsplanning/
https://www.randstad.nl/werkgevers/onze-hr-diensten/hr-oplossingen/strategische-personeelsplanning/wat-is-strategische-personeelsplanning
https://www.cpb.nl/macro-economische-verkenning-mev-2022
https://nl.wikipedia.org/wiki/Economie_van_Nederland